Sistem Manajemen dan Sistem Organisasi Perusahaan

SISTEM MANAJEMEN DAN SISTEM ORGANISASI INDUSTRI TEKNOLOGI

Sistem Manajemen pada PT Telkom

Ø  Sistem Pengelolaan Kinerja

Untuk mewujudkan komitmen penerapan tata kelola Perusahaan yang baik khususnya penerapan prinsip akuntabilitas, Telkom mengelola pertanggungjawaban kinerja karyawan dalam sebuah Sistem manajemen Performansi Karyawan sesuai yang diatur pada kebijakan Perusahaan Kd.66/2006. Sesuai dengan maksud dan tujuan kebijakan ini, maka azas obyektif adil dan transparan diterapkan mengacu pada pedoman pengukuran dan penilaian kinerja yang bertanggung jawab dalam mekanisme kontrak manajemen, penetapan indikator kinerja sesuai ruang lingkup tugas dan peran unit dan individu di organisasi dan penetapan target yang disepakati mengacu pada target kinerja Perusahaan yang telah ditetapkan dalam rencana Perusahaan.

Target kinerja disusun berdasarkan rencana Perusahaan dan diturunkan secara berjenjang ditingkat unit, sub unit sampai dengan karyawan dengan memperhatikan prinsip Specific, Measurable, Achievable, Realistic, dan Time Related (“SmART”), sedangkan evaluasinya dilakukan secara berkala (harian, mingguan, bulanan, triwulan, tahunan) sesuai indikator kinerja yang diukur dalam mekanisme penelaahan manajemen, yang didukung beberapa aplikasi secara online.

Penerapan kontrak manajemen yang ditetapkan dengan basis balanced scorecard digunakan untuk menilai pertanggungjawaban kinerja direksi, pemimpin tertinggi, pemimpin senior/unit dan karyawan dan selanjutnya menjadi acuan penetapan remunerasi. Evaluasi kontrak manajemen dilakukan setiap triwulan yang pencapaiannya diukur melalui aplikasi pedoman kinerja. Pada tahun 2011, sistem ini tetap dipertahankan dan terus disempurnakan kualitasnya dari waktu ke waktu.

Ø  Sistem Organisasi pada PT Telkom

·         STRUKTUR ORGANISASI PERUSAHAAN

Sebagai bagian dari implementasi transformasi bisnis Perusahaan menjadi penyelenggara layanan TIME, Telkom telah melakukan penataan organisasi untuk memastikan sustainable competitive growth.

Pada “tahun 2011”, Telkom telah melakukan penyesuaian tugas dan fungsi pada beberapa unit strategis yaitu:

v  Mengubah nama Direktorat IT, Solution & Supply menjadi Direktorat IT, Solution & Strategic Portfolio menyusul penambahan fungsi Strategic Investment & Corporate Planning yang merupakan implikasi dari diintegrasikannya unitStrategic Investment & Corporate Planning ke dalam direktorat tersebut untuk mengkondisikan penyelarasan prosescorporate planning & strategic investment. Kemudian agar lebih fokus pada pengelolaan IT, Service serta Strategic Planning & Strategic Portfolio, terdapat pengalihan beberapa fungsi dari direktorat ini kepada direktorat lain, yaitu pengalihan fungsi supply management yang terdiri dari supply planning & control serta supply center kepada Direktorat Compliance & Risk Management. Pengalihan fungsi ini membantu Direktorat IT, Solution & Strategic Portfolio untuk fokus pada pelaksanaan fungsinya.

v  Penambahan fungsi supply management pada Direktorat Compliance & Risk Management dilakukan dengan tujuan untuk menyelaraskan proses supply management dengan proses compliance dan perimbangan beban kerja direktorat.

v  Perubahan struktur organisasi Internal Audit yang diselaraskan dengan kebutuhan proses audit secara komprehensif (end to end).

v  Penggabungan Departemen Corporate Communication dan Departemen Corporate Affair untuk memastikan proses kerja yang lebih efektif dan efisien.

Berikut ini adalah struktur organisasi Telkom yang berlaku selama tahun 2011:

Nama Direktorat

Fungsi dan Wewenang

Direktorat Keuangan, Fokus pada pengelolaan keuangan Perusahaan serta mengendalikan operasi keuangan secara terpusat melalui unit Finance, Billing & Collection Center.

Direktorat Human Capital & General Affair, Fokus pada manajemen SDM Perusahaan serta penyelenggaraan operasional SDM secara terpusat melalui unit Human Resources Center, serta pengendalian operasi unit, Learning Center, HR Assessment Center, Management Consulting Center dan Community Development Center.

Kutipan :

“Ilmu organisasi merupakan ilmu yang penting dimiliki, karena dalam kehidupan kita tidak lepas dari organisasi. Di mulai dari lingkungan yang sederhana dari keluarga, hingga struktur yang rumit seperti organisasi pemerintahan”

Saya setuju dan sependapat dengan kutipan yang di atas karena, menurut saya pun dalam kehidupan ini setiap manusia harus mampu dan bisa dalam berorganisasi. Karena, berorganisasi adalah salah satu bagian dari manusia bersosialisasi.

Hubungan Manajemen, Tata Kerja, dan Organisasi

Hubungan antara Manajemen, Organisasi, dan Tata Kerja

v  MANAJEMEN

Manajemen adalah suatu proses yang terdiri dari rangkaian kegiatan, seperti perencanaan, pengorganisasian, penggerakan dan pengendalian/pengawasan, yang dilakukan untuk menetukan dan mencapai tujuan yang telah ditetapkan melalui pemanfaatan sumberdaya manusia dan sumberdaya lainnya.Dalam mencapai tujuannya kegiatan manajemen harus dapat menyatukan tenaga,uang,metode,bahan,mesin dan keahlian pemasaran serta segala fasilitas lainnya yang dibutuhkan,sehingga apa yang diharapkan dapat tercapai dengan efektif.

v  ORGANISASI

Organisasi pada dasarnya digunakan sebagai tempat atau wadah dimana orang-orang berkumpul, bekerjasama secara rasional dan sistematis, terencana, terorganisasi, terpimpin dan terkendali, dalam memanfaatkan sumber daya uang, material, mesin, metode, lingkaran, sarana-prasarana, data, dan lain sebagainya yang digunakan secara efisien dan efektif untuk mencapai tujuan organisasi.Sebuah organisasi dapat terbentuk karena dipengaruhi oleh beberapa aspek seperti penyatuan  visi dan misi serta tujuan yang sama dengan perwujudan eksistensi sekelompok orang tersebut terhadap masyarakat. Organisasi yang dianggap baik adalah organisasi yang dapat diakui keberadaannya oleh masyarakat disekitarnya.

v  TATA KERJA

Tata Kerja merupakan cara pekerjaan dengan benar dan berhasil untuk mencapai tingkat efisien yang maksimal dengan mempertimbangkan tujuan, fasilitas, tenaga kerja, waktu dan lain-lain yang tersedia.

Ø  HUBUNGAN ANTARA MANAJEMEN,ORGANISASI dan TATA KERJA

Jadi dapat disimpulkan Hubungan Antara Manajemen,Organisasi dan Tata Kerja adalah Manajemen adalah suatu proses yang dilakukan untuk mencapai suatu tujuan dan untuk mencapai tujuan tersebut di perlukan ada nya suatu organisasi dan suatu tata kerja untuk mengatur jalan nya organisasi dengan baik agar mendapatkan tujuan yang maksimal.

·         Hubungan Timbal balik antara Manajemen, Organisasi dan tata kerja

§  Manajemen dan Organisasi

Manajemen adalah proses kegiatan pencapaian tujuan melalui kerjasama antar manusia. Rumusan tersebut mengandung pengertian adanya hubungan timbale balik antara kegiatan dan kerjasama disatu pihak dengan tujuan di pihak lain.

Untuk dapat mencapai tujuan terasebut maka perlu dibentuk suatu organisasi yang pada pokoknya secara fungssional dapat diartikan sebagai sekelompok manusia yang dipersatukan dalam suatu kerjasama yang efisien untuk mencapai tujuan. Sehingga dapat dikatakan bahwa fungsi organisasi adalah sebagai alat dari manajemen untuk mencapai tujuan. Jadi, dalam rangka manajemen maka harus ada organisasi, demikian eratnya dan kekalnya (consistency) hubungan antara manajemen dan organisasi.

§  Manajemen dan Tata Kerja

Tata kerja atau metode adalah satu cara bagaimana (how) agar sumber – sumber dan waktu yang tersedia dan amat diperlukan dapat dimanfaatkan dengan tepat sehingga proses kegiatan manajemen dapat dilaksanakan dengan tepat pula.

Dengan tata kerja yang tepat mengandung arti bahwa proses kegiatan pencapaian tujuan sudah dilakukan secara ilmiah dan praktis, disamping itu pemakaian tata kerja yang tepat pada pokoknya ditujukan untuk :

ü  Menghindari terjadinya pemborosan di dalam penyalahgunaan sumber-sumber dan waktu yang tersedia.

ü  Menghindari kemacetan-kemacetan dan kesimpangsiuran dalam proses pencapaian tujuan.

ü  Menjamin adanya pembagian kerja, waktu dan koordinasi yang tepat.

Jadi hubungan antara manajemen dan tat kerja dapat dilukiskan seperti dibawah ini :

Manajemen : Menjelaskan perlunya ada proses kegiatan dan pendayagunaan sumber-sumber serta waktu sebagai factor-faktor yang diperlukan untuk pelaksanaan kegiatan demi tercapainya tujuan.

Tata Kerja : Menjelaskan bagaimana proses kegiatan itu harus dilaksanakan sesuai dengan sumber-sumber dan waktu yang tersedia.

§  Manajemen, Organisasi, dan Tata Kerja

Eratnya hubungan atau hubungan timbal balik antara ketiga hal tersebut adalah sebagai berikut :

ü  Manajemen     :           Proses kegiatan pencapaian tujuan melalui kerja sama antar manusia.

ü  Organisasi      :           Alat bagi pencapaian tujuan tersebut dan alat bagi pengelompokkan                           kerja sama.

ü  Tata kerja       :           Pola cara-cara bagaimana kegiatan dan kerjasama tersebut harus                                            dilaksanakan sehingga tujuan tercapai secara efisien.

Dari konsep tersebut, jelaslah bahwa baik manajemen, organisasi maupun tata kerja ketiganya diarahkan kepada tercapainya tujuan.

Ø Fungsi Satuan Organisasi dan Metode

Organisasi adalah sekumpulan orang atau badan yang mempunyai tujuan yang sama. Pandangan umum organisasi dibagi menjadi 3 bagian, yaitu:

§  Sebagai wadah            :           tempat dimana kegiatan manajemen dijalankan.

§  Sebagai proses            :           memperhatikan interaksi/kerja sama antar orang-orang yang menjadi                         anggota organisasi tersebut :

1. hub. formal = hubungan yang ditetapkan secara resmi oleh top                                 manajemen.

                                                2. hub. informal = mempunyai 3 peranan :

                                                                        1) sarana komunikasi.

                                                                        2) mengatur jalannya kerja                                             

                                                                        3) kebebasan bertindak oleh anggota organisasi tersebut.

§  Sebagai sistem :

1. sistem sosial (antar sesama manusia).

2. sistem fungsional (antar fungsi-fungsi yang dikaitkan secara tertentu dan integral untuk

     tercapainya suatu tujuan).

3. sistem komunikasi (sistem tata saluran/arus informasi dalam organisasi).

Ciri dan Unsur Organisasi

ORGANISASI

v ciri organisasi

Organisasi Mempunyai Tujuan dan Sasaran Utama Untuk Dicapai Bersama-sama

Artinya, organisasi diciptakan tidak untuk kepentingan sendiri, tetapi untuk kepentingan bersama anggota.

·         Organisasi Mempunyai Aturan

Setiap organisasi mempunyai aturan, aturan tersebut harus ditaati oleh setiap anggota, tujuan aturan tersebut dibuat yaitu supaya organisasi terkendali dan teroganisir.

·         Organisasi Termanajemen

Seperti pada artikel sebelumnya yaitu Pengertian Tentang Organisasi, Manajemen dan Tata Kerja, untuk mencapai tujuan maka diperlukan kerja team.

·         Organisasi terkoordinasi

Mengkoordinasi tugas merupakan salah satu tugas manager atau pimpinan, pimpinan yang baik yaitu pimpinan yang mengajarkan anggotanya sebelum memberikan perintah untuk dikerjakan, beda dengan ‘bos’ yang hanya terima beres.

v Unsur-Unsur Organisasi

·         Organisasi Sebagai Wadah atau Tempat Untuk Bekerja Sama

Organisasi adalah suatu tempat dimana sekelompok orang bersama mencapai suatu tujuan yang ditetapkan, misalnya organisasi buruh bertujuan untuk kepentingan buruh, organisasi wanita bertujuan untuk hak wanita, organisasi mahasiswa bertujuan untuk pencapaian mahasiswa dan sebagainya.

Proses kerja sama sedikitnya antar dua orang

Selain tempat kerja sama suatu organisasi merupakan proses kerja sama, proses tersebut sedikitnya melibatkan antar dua orang, makin banyak orang yang melakukan kerjasama, maka proses organisasi tersebut harus disusun lebih baik dan teroganisir lagi.

Jelas tugas kedudukannya masing-masing

Supaya tidak bentrok atau terjadi kesalahpahaman, setiap anggota organisasi sudah ada tugasnya masing-masing, tugas tersebut disesuaikan dengan keahlian dari setiap anggota, sehingga sudah jelas apa yang harus dilakukan masing-masing anggota.

·       Ada tujuan tertentu

Suatu perencanaan manager yang baik akan membuat organisasinya menghasilkan hasil yang baik pula, keuntungannya perkerjaan akan efesien dan efektif.

v Unsur-unsur Pendukung Organisasi :

1.         Manusia (Man)

2.         Kerjasama

3.         Tujuan Bersama

4.         Peralatan (Equipment)

5.         Lingkungan

6.         Kekayaan alam

7.         Kerangka/Konstruksi mental.

v Teori Organisasi

Teori Organisasi adalah suatu teori yang mempelajari kinerja dalam sebuah organisasi, kajiannya yaitu bagaimana caranya membahas bagaimana sebuah organisasi dalam menajalankan fungsi dan menerapkan visi dan misi organisasi tersebut. Lingkungan kerja suatu organisasi dapat mempengaruhi dan terpengaruh oleh orang di dalam suatu organisasi tersebut.

Dalam pembahasan mengenai teori organisasi yang pernah ada dan berlaku dalam sejarah dan perkembangannya hingga sekarang. Teori itu meliputi organisasi klasik, teori organisasi neoklasik dan teori organisasi modern. Berikut pembahasan dari jenis teori ogranisasi.

·         Teori Organisasi Klasik

Teori klasik (classical theory) atau disebut juga teori tradisional, isinya berupa konsep tentang organisasi dari abad 19, definisi organisasi sebagai struktur hubungan, kekuasaan, tujuan, peranan, kegiatan, komunikasi dan faktor lain yang terjadi karena terlibat kerja sama antar orang.

Teori ini mempunyai efek yang sama yang berkembang dalam tiga dasar anggapan-anggapan, anggapan tersebut yaitu:

§  Teori birokrasi : dikemukakan oleh Max Weber dalam bukunya “The Protestant Ethic and Spirit of Capitalism

§  Teori administrasi : dikembangkan atas dasar sumbangan Henry Fayol dan Lyndall Urwick dari Eropa serta Mooney dan Reiley dari Amerika

§  Manajemen ilmiah : dikembangkan mulai tahun 1900 oleh Frederick Winslow Taylor.

v Teori Organisasi Neoklasik

Teori neoklasik dikenal sebagai teori/aliran hubungan manusiawi (The human relation movement). Teori ini dikembangkan atas dasar teori klasik. Tanggapan dalam teori ini adalah menekankan pentingnya aspek psikologis dan sosial sebagai indivudi maupun sebagai bagian kelompok dalam lingkungan kerjanya, dari dasar tanggapan ini teori neoklasik mendifisikan ‘organisasi” memiliki tujuan yang sama.

Teori neklasik dalam hal pembagian kerja diperlukan hal-hal berikut:

§  Partisipasi, yaitu melibatkan setiap orang dalam proses pengambilan keputusan;

§  Perluasan kerja (job enlargement) sebagai kebalikan dari pola spesialisasi;

§  Manajemen bottom-up yang akan memberikan kesempatan kepada para yunior untuk berpartisipasi dalam pengambilan keputusan manajemen puncak..

v Teori Organisasi Modern

Herbert Simon menandai teori modern dengan lahirnya gerakan contigency yang menyatakan teori organisasi perlu melebihi prinsip-prinsip yang dangkal  dan disederhanakan untuk suatu kajian mengenai kondisi yang dapat diterapkan prinsip saling bersaing.

Katz dan Robert Kahn dalam bukunya “the social psychology of organization” mengungkapkan perspektif organisasi sebagai suatu sistem terbuka. Dalam buku tersebut mendeskripsikan keunggulan-keunggulan perspektif sistem terbuka untuk menelaah hubungan yang penting dari sebuah organisasi dengan lingkungannya, dan perlunya organisasi menyesuaikan diri terhadap lingkungan yang berubah jika organisasi ingin tetap bertahan

Teori modern atau yang bisa disebut sebagai analisa system pada organisasi merupakan aliran besar ketiga dalam teori organisasi dan manajemen. Teori modern melihat bahwa semua unsur organisasi sebagai satu kesatuan dan saling ketergantungan, yang di dalamnya mengemukakan bahwa organisasi bukanlah suatu system tertutup yang berkaitan dengan lingkungan yang stabil, akan tetapi organisasi merupakan system yang terbuka.

Kutipan :

“Ilmu organisasi merupakan ilmu yang penting dimiliki, karena dalam kehidupan kita tidak lepas dari organisasi. Di mulai dari lingkungan yang sederhana dari keluarga, hingga struktur yang rumit seperti organisasi pemerintahan”

Saya setuju dan sependapat dengan kutipan yang di atas karena, menurut saya pun dalam kehidupan ini setiap manusia harus mampu dan bisa dalam berorganisasi. Karena, berorganisasi adalah salah satu bagian dari manusia bersosialisasi.